個人情報を取得するにあたっての重要なルールとは？

個人情報保護法が改正され、今年の５月３０日に全面施行となっております。新法は、規制対象をほとんど全ての事業者としたり、個人情報保護委員会が設置されるなど非常に多くの改正点を含んでおります。

細かい改正点も気になるところではありますが、個人情報保護の問題を考えるにあたっては、個人情報を取得する際のルール、管理する際のルール、提供する際のルールに分けて考えると整理しやすくなります。そこで、本コラムでは個人情報を取得する際のルールについて要点をご説明します。

第１に、あらかじめ利用目的をできるだけ特定することです。「当社の営業活動のため」などの抽象的な目的ではなく、「商品の発送のため」という程度にまで特定することが必要です。

第２に、その利用目的を個人情報の開示者に分かるようにしておくことです。例えば、利用目的を個人情報取得の際に書面やホームページ等で明示しておく方法が考えられます。

第３に、個人情報を適正な方法で取得することです。利用目的を伝えていなかったり、無理な要求で取得することは当然違法となります。

最後に、利用目的の範囲内で個人情報を取り扱うことです。例えば、リクルートのために取得した履歴書を販促活動のために用いることは違法となります。

個人情報の取扱いを誤ると、個人情報保護委員会から報告や立入検査を求められたり、悪質なケースでは罰金や懲役刑が科される可能性すらあります。

また、ここでの個人情報の問題は、顧客や取引先との関係を想起しやすいかと思いますが、それにとどまらず、従業員との関係でも問題になる点に注意する必要があります。ですから、従業員を一名でも雇用している事業主様であれば、本コラムにおける個人情報の問題を意識しなければなりません。個人情報保護規程を定めるだけでなく、個人情報取得にあたって、顧客や従業員から個人情報の取扱いに関する承諾書をとられることが肝要です。

当事務所では、顧問先様からご要望をいただきましたら、上記個人情報保護規程や個人情報の取扱いに関する承諾書をご提供しております。また、個人情報をめぐる問題点をテーマに、随時セミナーや従業員様向けの研修等も行っておりますので、ご関心をお持ちの方は是非当事務所までお問い合わせください。